Что такое структура подчиненности документов в 1С

Что означает данный раздел в программе 1С?

В программе используется иерархическая система документов. Под документом подразумевается каждая отдельная операция, которая вложена в папку, которая вложена в другую папку, наподобие матрешки.

То есть, более крупная и значимая папка включает другие папки. При этом вводимые данные классифицируются по наиболее крупным папкам, дробятся на мелкие и средние.

В результате получается дерево, ствол которого образует главная папка.

Так как в основном программа 1С используется в бухгалтерском учете, то пример из практики более наглядно покажет, что же собой представляет структура подчиненности документов в 1С.

Иерархия бухгалтерских счетов

Все бухгалтерские проводки основаны на операциях, связанных с прибытием или выбытием денежных средств, активов, пассивов. Однако деньги, пассивы и активы выражены в физических объектах, и их учет ведется на синтетических счетах. Например, отпуск гвоздей со склада – учитывается по физическим показателям, длина и вес, а также в денежном выражении.

Операция фиксируется первичными документами. В учете такая операция занимает низший уровень иерархии. А вот если в течение месяца их отпускали регулярно и для них выделена отдельная папка «Гвозди» — это второй уровень иерархии.

Если помимо гвоздей отпускали и другие товары, то они учитываются в отдельной папке, которой присваивается субсчет, который является третьим уровнем перед основным счетом. В этом примере материалы должны учитываться на счете 10 «Материалы» субсчете 10.6 «Прочие материалы».

Счета объединяются в группы счетов, а потом и разделы. Все вместе они образуют план счетов бухгалтерского баланса и используются при составлении бухгалтерской отчетности. Чем выше уровень иерархии, тем менее подробное описание содержит графа. Кликнув по ней два раза мышкой, можно узнать, какие счета и подсчета она содержит.

Все операции учитываются не только по счетам учета, но и по времени совершения. Так более поздние операции добавляются в папку и располагаются в списке ниже, чем недавние. Это создает так называемую временную иерархию, поэтому так важно правильно ставить дату совершения финансовой операции и ее своевременная фиксация в бухгалтерском учете.

Влияние иерархии бухгалтерских счетов на структуру подчиненности счетов  в 1С

В программе 1С раздел структуры подчиненности показывает, какие счета связаны друг с другом, и в каком порядке. В этом разделе показывается, как счета связаны между собой и как, грубо говоря, устроена проводка.

С какого счета средства списываются в первую очередь, какие счета используются в результате фиксации факта движения активов и пассивов. При этом порядок, в котором выстроены проводки и составляет структуру подчиненности счетов в 1С.  

В разделе подчиненности счетов можно вносить изменения, но только при наличии большого опыта и знания формы бухгалтерского учета и плана счетов, принятых на предприятии. Ошибки, допущенные при этом, способны внести настоящий хаос в данных счетов и привести к тому, что суммы, учитываемые на одних счетах, будут учитываться на других.

На чем основана структура подчиненности документов в 1С

Вся структура подчиненности документов 1С повторяет структуру документов, принятую в делопроизводстве и бухгалтерском учете. То есть документы, которые, например, фиксировались и учитывались в кассовой книге или журнале хозяйственных операций, учитываются и в компьютерной программе аналогичным образом.

При этом все процессы от ввода проводок до вывода оборотно-сальдовой ведомости на печать автоматизированы.

Что делать если программа выдает неправильный результат. Может ли это быть из-за неправильной структуры подчиненности документов

Одной из наиболее распространенной проблемой, с которой сталкиваются пользователи программы 1С – это неправильно выбранный документ на печать. Как было сказано выше, все процессы автоматизированы. Это касается не только проводок и структуры базы данных, но и выводимых на печать документов.

Если документ был по какой-то причине удален из структуры документов или пользователь переставил его для документального оформления других хозяйственных операций, то он  исчезнет из списка предлагаемых документов, а на его месте появится другой. Для того чтобы решить проблему, необходимо знать где находится ошибка и какой документ должен быть установлен.

Всю работу по отладке необходимо проводить в Конфигураторе. Если предприятие использовало до появления ошибки типовую конфигурацию ее необходимо вернуть. Обычно это предлагается на главной странице в одной из вкладок в Конфигураторе. В остальном все зависит от версии 1С, которая установлена на компьютер.